Gerenciar bem o tempo é um grande desafio para qualquer gestor. Mas é fundamental conseguir fazer isso, pois tempo desperdiçado representa improdutividade e possíveis prejuízos.
Quando se ocupa uma posição de liderança é necessário fazer com que os profissionais aproveitem da melhor maneira possível o tempo disponível.
Neste artigo, vamos passar algumas orientações sobre como otimizar o tempo na gestão de pessoas. Lançaremos alguma luz sobre esse assunto tão relevante no mundo corporativo!
Organize sua rotina e mantenha a agenda atualizada
Se você não se organiza, será difícil gerenciar o tempo para conseguir os melhores resultados. É necessário padronizar as tarefas repetitivas e outros procedimentos.
Pense nas atividades de modo sistematizado. Defina e cumpra regras, políticas, prazos e horários. Trata-se de uma prática que melhora os processos internos e diminui as dúvidas e os improvisos.
Defina quais são as prioridades na gestão de pessoas
Considerando a quantidade de tarefas que precisam ser realizadas pelos funcionários, nem sempre conseguimos efetuá-las com o mesmo nível de qualidade, mesmo que sejamos produtivos.
Por isso, recomendamos, para aprimorar a gestão de pessoas, que você determine quais são as prioridades. Faça o alinhamento da disponibilidade dos profissionais às estratégias corporativas, separando os recursos entre as necessidades mais urgentes e relevantes. Você pode definir prioridades:
- baixas;
- médias;
- altas.
Evite retrabalhos e imprevistos
Para reduzir as chances de imprevistos, vale a pena dar ênfase às atividades consideradas mais relevantes. Para chegar a esse ponto de organização, estabeleça regras e deixe os processos sistematizados. Quando se perde o prazo de determinada atividade, ela passa a ser urgente.
Na gestão de pessoas, as solicitações e as explicações referentes a cada tarefa precisam ser as mais claras possíveis. Se dão margem a dúvidas, elas podem resultar em erros e, consequentemente, em retrabalhos e atrasos.
Faça de tudo para evitar a procrastinação
A procrastinação é um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas e que acabam interferindo na gestão eficiente do tempo.
Deixar para depois algo que pode ser feito agora é uma prática comum e extremamente nociva, contrária à produtividade. Os líderes precisam assegurar que as atividades serão feitas dentro de um tempo hábil e entregar os resultados no menor prazo possível.
Se o líder percebe que o funcionário entrega os trabalhos com atraso frequentemente, é necessário chamá-lo para conversar a fim de entender o que está acontecendo.
Utilize a tecnologia na gestão de pessoas
Outra dica é fazer bom uso dos recursos tecnológicos atualmente disponíveis. Entre eles, podemos citar apps, armazenamento de dados em nuvem, softwares e programas que hoje existem e atendem a todo o tipo de necessidade nos processos administrativos. São ferramentas, ou conjunto de ferramentas, que facilitam a gestão de pessoas e do tempo.
Sistemas integrados, por exemplo, deixam a comunicação entre os profissionais de diferentes setores mais fluida e mais ágil.
Com as ferramentas certas, também é possível monitorar o desempenho dos funcionários e, assim, identificar pontos de melhoria e oportunidades.
Terceirize serviços
Outra solução é terceirizar a gestão de pessoas — pelo menos, parcialmente. Desse modo, muitas tarefas podem ser delegadas a uma empresa especializada. Os processos ficarão otimizados e o tempo será melhor aproveitado.
A gestão de pessoas é uma grande responsabilidade. Conseguir com que os funcionários aproveitem de forma produtiva todo o tempo disponível é um desafio que precisa ser encarado. Aplicar estratégias eficientes contribuem para que, em médio ou longo prazo, esse problema seja resolvido de forma definitiva. Mas isso requer disciplina e acompanhamento.
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